Para la aprobación de un proyecto éste debe cumplir los siguientes requisitos:

Viabilización y Registro en el SUIFP

• Formulación: MGA ante las Secretarías de Planeación
• Revisión y Presentación: Secretaría de Planeación revisa metodología y requisitos de viabilización

• Verificación de Requisitos: DNP para el Fondo de Desarrollo Regional – Colciencias para el Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Secretarias, oficinas, o direcciones de Planeación de las entidades territoriales para asignaciones directas
• Concepto de Oportunidad, conveniencia, solidez técnica, financiera y ambiental: A cargo de la Secretaría Técnica del OCAD
• Viabilización: Una vez recibido el certificado de verificación de requisitos, se decide por votación de los miembros del OCAD.
• Registro en el SUIFP: Luego de que el OCAD determina que el proyecto es Viable – Secretaría Técnica registra el proyecto en el SUIFP_SGR
• Colciencias para el Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación – LEY 1923 DE 2018 – DECRETO 1467 DE 2018 (Convocatorias Públicas)

La Ley de Regalías definió que los ejecutores de los proyectos deben ser entidades de naturaleza pública y le otorgó a los OCAD, la facultad de precisar el ejecutor de cada proyecto.

En este sentido, no sólo las entidades territoriales, sino otras entidades de naturaleza pública, tales como universidades públicas o empresas públicas, podrán ser designadas por el OCAD como ejecutoras de proyectos financiados con los recursos del SGR.

El Sistema General de Regalías –SGR, planteó un mecanismo de monitoreo, seguimiento, control y evaluación SMSCE, que se materializa a través del cargue de la información en las aplicaciones dispuestas para tal finalidad.

La SDP, cita cada tres meses a las entidades públicas ejecutoras, con el fin de hacer seguimiento a los avances en la ejecución física y financiera del proyecto y el cumplimiento de los términos de formulación plasmados en la MGA.

• El SPGR es el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías, es una herramienta de información administrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Es el instrumento por medio del cual, las entidades designadas como ejecutoras de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías –SGR, solicitan el giro de los recursos con el propósito de pagar las obligaciones contraídas en función de los contratos que se celebren para la efectiva ejecución del proyecto de inversión.
• A partir de enero de 2018, el giro de recursos se realiza de forma directa desde el Ministerio de Hacienda y Crédito Público –MHCP, al contratista u operador.
• El giro de recursos provenientes de los fondos del SGR se realiza por proyecto siempre y cuando se encuentre contratado -GESPROY-
• Las entidades públicas designadas como ejecutoras por los OCAD, son las encargadas de registrar información en el SPGR, por cada proyecto aprobado, y su manejo se regirá por los principios presupuestales del Sistema General de Regalías.

GESPROY

• Permite al ejecutor gestionar y monitorear la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR
• El Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación - SMSCE, es administrado por el DNP mediante la Herramienta Tecnológica GESPROY
• A partir de los objetivos, productos, metas e indicadores planteados en su formulación y registrados en el Banco de Programas y Proyectos SGR - SUIFP-SGR. 
• El ejecutor se encarga de reportar la información correspondiente a la programación, contratación y ejecución de las actividades del proyecto.
• Por medio de dicha plataforma es donde se evalúa y califica a las Entidades Ejecutoras respecto a su evolución en el reporte y cargue oportuno de información durante la ejecución y cierre de los proyectos.

SUIFP

• El Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas
• Banco de Programas y Proyectos del SGR
• Administrado por el DNP
• Todo proyecto con cargo al SGR debe estar viabilizado y registrado en el SUIFP
• Se soportarán los procesos para gestionar el proyecto en sus etapas de formulación, presentación, viabilidad, ejecución, incluyendo su seguimiento y evaluación.
• Una vez un proyecto de inversión es transferido al SUIFP, inicia el proceso por las diferentes instancias que realizan su revisión y análisis hasta determinar que el proyecto es viable.
• Buscador SUIFP – SGR

El Sistema General de Regalías –SGR, considera como Ajuste, únicamente aquellos cambios que se le realicen al proyecto de inversión cuando éste ya haya sido registrado por la Secretaría Técnica del Órgano Colegiado de Administración y Decisión –OCAD en el Banco de Proyectos, antes de ello, cualquier modificación hace parte de la etapa de formulación del mismo*.

*Artículo 19 del Decreto 1949 de 2012

En caso de ser necesario ajustes que impliquen un nuevo proyecto, la entidad que presentó el proyecto de inversión o el ejecutor, deberán tramitar ante el OCAD la liberación total de recursos conforme a lo establecido en el artículo 4.4.3.1. del Acuerdo 045 de 2017, expedido por la Comisión Rectora del SGR.

No. El registro de los ajustes solicitados lo realiza la Secretaría técnica del OCAD que aprobó el proyecto, directamente en el SUIFP-SGR (el Banco de Programas y Proyectos del SGR), en un módulo especialmente desarrollado para ello. El ajuste se realiza sobre la información del proyecto original ya registrada en el SUIFP-SGR.

La liberación de recursos procede en tres situaciones, por regla general:

1. No cumplimiento de requisitos de ejecución
2. La entidad territorial no puede ejecutar el proyecto por cambio en las condiciones.
3. No agotamiento de la totalidad de recursos

Así mismo, los dineros que se obtengan como rendimientos financieros, en caso que se generen, deberán ser devueltos al SISTEMA con el fin de que puedan servir de apalancamiento para otros proyectos, en función del fondo de origen y de la entidad territorial al que pertenecen.